<< Вернуться у выбору материала

2. Формирование требований в ИС

Введите ваш запрос для начала поиска.

Цена на кованые заборы www.nashakovka.com.ua. . Ревизионный люк под плитку скрытый rusluk.ru.

2.1. Организационная диаграмма магазина

Организационная диаграмма автоматизированного магазина имеет следующий вид:

В организации работает два типа работников: управленцы, технические работники. Во главе управления торговым магазином находится директор, у которого в прямом подчинении находятся бухгалтер и администратор. В свою очередь администратор руководит мерчендайзерами, кладовщиком кассирами.

Каждый сотрудник магазина выполняет свои функции.

Директор принимает решения по оперативному управлению магазином: заключает договора, издает приказы и распоряжения.

Бухгалтер осуществляет организацию бух. учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Администратор организует бесперебойную работу предприятия (осуществляет контроль над соответствующим оформлением торгового зала, размещение и обновление рекламы, контроль выхода на работу сотрудников магазина и др.)

Кассир осуществляет финансовые операции в торговом зале (осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг; составляет кассовую отчетность).

Кладовщик осуществляет выгрузку, перенос, перевозку внутрискладского груза и др. ТМЦ, ведет их учет, составляет документацию по движению товара в складском помещении.

Мерчендайзер осуществляет осмотр точек продажи. Посещение склада и вывоз продукции в торговый зал, выкладка продукции в точках продажи, размещение ценников и оформление соответствующей документации.

2.2 Swim Lane Diagram,s

Диаграммы «Прием товара» и «Возврат товара покупателем»  находятся в Приложении 1.

Диаграмма «Прием товара».

В этом процессе участвует двое сотрудников предприятия: кладовщик и администратор.

Начальной операцией процесса является проведение кладовщиком сверки накладной от поставщика и составленной магазином заявки на поставку. Если поставщик привез товары не в том составе, который ему  необходимо было доставить в магазин, то кладовщик составляет акт разногласия и передает его администратору магазина. В свою очередь администратору  необходимо принять решение о составлении акта недовоза товара (дополнительную заявку на поставку) или акт перевоза (дополнительную накладную).

Если при принятии товаров не было никаких разногласий  и содержание накладной совпадает с содержанием заявки на поставку, то кладовщик вводит в базу данных информацию о поставленных товарах и составляет отчет о принятом товаре.

Диаграмма «Возврат товара покупателем».

В процессе возврата товара покупателем  участвуют два сотрудника магазина:  администратор и кассир.

На основе заявления покупателя о возврате товара и данных кассовой книги администратор оформляет факт возврата товара, причем следует рассмотреть причины возврата товара.  Если товар по какой-либо причине не подлежит возврату, то администратор оформляет  акт об отказе возврата данного товара. А при возврате товара кассиру необходимо оформить соответствующие документы (расходно-кассовые ордер, возврат по кассовой книге). Завершающей операцией данного процесса является составление администратором отчета о проделанной работе.

2.3.Технико-экономическое обоснование

на создание ИС «Продуктовый магазин»

1. Введение

1.1.Основанием для проведения работ является приказ директора магазина.

1.2. Заказчик: Продуктовый магазин

1.3. Разработчик: СИЭИТ

1.4. Сроки начала и окончания работ

Дата начала работы 18 января 2008 года

Дата окончания работы 25 мая 2008 года

2 Характеристика объекта автоматизации

2.1.Общая характеристика

Объектом автоматизации проектирования является деятельность продуктового магазина самообслуживания. Работой магазин руководит директор, у которого в непосредственном подчинении находятся бухгалтер и администратор (см. организационную диаграмму). В свою очередь администратор руководит деятельностью кладовщика, мерчендайзера, 2-х кассиров.

2.2.Характеристика существующей системы управления

 Деятельность данного магазина можно условно разбить на 3 основных бизнес-процесса: управление складом, управление торговым залом, оперативный учет (Приложение №1).

Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением предприятием розничной торговли.

Управление складом заключается в учете поставок от поставщиков и оприходовании товара на складе. Поступающий товар проверяется кладовщиком по накладной, бракуется испорченный или просроченный товар, составляется акт разногласий и отправляется поставщику. При оприходовании товара на склад производится расчет розничной цены и присвоении кода каждому товару.

Если рассматривать бизнес-процесс управление торговым залом, то можно заметить, что входным документом является накладная со склада. По накладным мерчендайзер формирует полный список поступивших товаров и включает их в номенклатуру торгового зала, а в процессе продажи из номенклатуры автоматически удаляется информация о проданном товаре и по окончании рабочего дня кассиром формируется отчет по кассовой книге. Проведение инвентаризации мерчендайзером и администратором позволяет выявить акт нехватки  или излишек товаров и создать список товаров для возврата их на склад. По факту завершения инвентаризации формируется отчет для оперативного учета. Процесс возврата товаров проходит либо на основании заявления покупателя о некачественном товаре, либо на основе списка товаров, составленного по итогам инвентаризации. При возврате товаров  администратор составляет акт о возврате товаров на склад, а кассир составляет расходно-кассовый ордер и производит возврат по кассовой книге.

2.3. Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении

При анализе деятельности магазина были выявлены следующие недостатки:

-выполнение документооборота вручную может привести к потере документов или неправильному составлению документации;

-учет всех дневных продаж по каждому товару вручную физически невозможен;

- проведение инвентаризации без средств автоматизации при огромном ассортименте товаров является долговременной операцией, что приводит к потере денежных средств из-за вынужденного "простоя";

- при анализе ассортимента товаров могут возникнуть ошибки, что повлияет на формирование заявок на поставку товаров;

 - невозможно проведение анализа прошлых данных на предмет наиболее выгодных поставщиков, спроса на товар в различные периоды года, по качеству работы сотрудников и т.п.

3. Цели, критерии и ограничения внедрения ИС

3.1. Характеристика целей создания ИС.

Информационная система «Продуктовый магазин» разработана для автоматизации ведения товароучетных и административных операций торгового предприятия. ИС позволит:

¾      ввести автоматизированное управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение прайс-листов, формирование товарных отчетов)

¾     автоматизировать регистрацию документов в книгах покупок и продаж

¾     сократить время на учет имущества предприятия (учет наличия специального оборудования и инструментов и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов)

3.2. Характеристика ограничений по созданию ИС

Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, больничных листов, отпусков и назначение зарплаты.

4. Функции и задачи создаваемой ИС

ИС включает в себя  следующие автоматизированные функции (на основании модели “AS IS”):

- учет закупки и движения товаров (анализ ассортимента, формирование заявок на поставку товаров, учет принятых товаров, учет списания и возврата товаров, инвентаризацию)

-  учет денежных средств

- формирование документации магазина (отчеты, ордера, ведомости).

- учет имущества предприятия (учет наличия и движения оборудования предприятия, начисление амортизации)

Выше перечисленные функции ИС позволяют повысить эффективность деятельности предприятия, качество обслуживания покупателей, уменьшить потерю документации магазина, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности магазина.

5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания ИС

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания ИС:

-  сокращение объема бумажной документации;

-  увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;

- возможность анализа деятельности магазина на основе накопленных в БД сведений;

-  повышение производительности труда;

- сокращение запасов товара на складе;

-  улучшения качества обслуживания покупателей.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение ИС:

6. Выводы и предложения

Автоматизация продуктового магазина повышает эффективность деятельности предприятия, производительности труда, улучшение качества обслуживания покупателей, сокращение запасов товара на складе. Автоматизация магазина позволяет уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности продуктового магазина.

Внедрение ИС потребует обучение сотрудников магазина работе на компьютере в пределах знания ОС Windows, текстового редактора Word  и создаваемой ИС.

Рейтинг@Mail.ru