< Вернуться у выбору материала

Тема № 11 Использование информационных систем в практической деятельности

Введите ваш запрос для начала поиска.

11.1 Информационные системы в бизнесе

Самую многочисленную группу на рынке программных продуктов составляют бухгалтерские программы. К этой группе можно отнести и небольшие программы, позволяющие справиться с составлением баланса, и сетевые комплексы для бухгалтерий крупного производства.

К финансово-экономическим системам относятся очень популярные на западе и только развивающиеся у нас системы анализа финансового состояния предприятия, анализа динамики прибыли, аналитические блоки экономиста. К этому типу можно отнести торговые системы, например, «Товаровед», «АСУ коммерческого магазина», «Управление запасами».

Развитие банковских систем идет по двум направлениям: автоматизация внутри банковского информационного обслуживания и автоматизация взаимодействия коммерческого банка с внешней средой.

Информационные системы для фондового рынка (рынок ценных бумаг) имеют большую перспективу в связи с развитием данного вида рынка. Программы обслуживают биржевые операции купли-продажи, решают проблемы закупки акций и распределения портфеля ценных бумаг и т. д.

Рассмотрим наиболее распространенные виды информационных систем для бизнеса.

11.1.1 Бухгалтерские информационные системы (БУИС)

Бухгалтерская информационная система (БУИС) создается в целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия. БУИС служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 11.1). В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, - выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ресурсов.

Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

Рис. 11.1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

Бухгалтерская система является наиболее важной из экономических систем, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне-его. Прежде всего, она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Существуют и внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. Государственные службы интересуются полнотой и правильностью определения прибыли и исчисления налогов, соблюдением антимонопольного и валютного законодательства.

11.1.1 Особенности функционирования БУИС на крупных предприятиях

Проблема автоматизации бухгалтерского учета на крупных предприятиях остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано, прежде всего, с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятая управленческих решений.

Уровни учета

Рис. 11.2. Уровни учета

Для решения задачи повышения эффективности управления предприятием БУИС крупного предприятия должна обеспечивать:

Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях учета:

  1. первичном (сбор, регистрация, накопление, хранение информации и передача ее для дальнейшей обработки),
  2. управленческом (сметы, нормативы, калькуляции)
  3. финансовом (обобщение, синтез информации).

На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующие между собой.

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

11.1.1 Особенности функционирования БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека

(бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Ведение же учета по отдельным участкам, например таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков).

Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПК превращается в главный инструмент его деятельности.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях представлен на рис 11.3.

Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

Рис. 11.3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях

В заключении обзора принципов функционирования БУИС перечислим некоторые рекомендации, которыми имеет смысл руководствоваться при выборе системы автоматизации бухгалтерского учета.

1. функциональное соответствие выбираемого пакета системе управления и бухучета на предприятии. Программа должна обеспечивать автоматизацию всех принятых на фирме процедур. Если это невозможно (например, в силу каких-то исторических причин на предприятии до сих пор применяются устаревшие, плохо формализуемые правила), следует убедиться в том, что можно будет быстро и без лишних хлопот привести свои методы управления в соответствие алгоритмам, заложенным в основу программного комплекса.

В первую очередь следует обратить внимание на специализированные «отраслевые» пакеты. Хотя, в общем, и в целом бухучет - вещь универсальная, но его отдельные разделы могут сильно зависеть от специфики деятельности предприятия.

2. Класс пакета. Все пакеты можно разделить на три класса - комплексы АРМ, интегрированные бухгалтерские пакеты и мини бухгалтерии. Небольшому предприятию ни к чему приобретать комплекс АРМ, в то время как автоматизация бухучета крупного завода с помощью мини бухгалтерии практически невозможна. Чтобы точнее определить, подходит ли предлагаемое программное обеспечение (ПО) Вашей организации, следует изучить список клиентов, уже выбравших этот продукт, - по аналогии станет понятно, «ваша» эта программа или нет.

3. Взаимосвязанность всех модулей комплекса. Вся актуальная информация должна вводиться единожды и обрабатываться различными способами. Такое свойство системы называется «отсутствием повторного ввода данных».

Необходимо помнить, что при автоматизации предприятия «по кускам» есть большая вероятность возникновения ошибок на том или ином этапе. Поэтому, выбирая ПО, проследите, является ли оно частью комплексной системы или, по крайней мере, обеспечивает экспорт проводок в существующую бухгалтерскую программу. Хотя первоначальная автоматизация предприятия - дело, в общем-то, нелегкое, но замена пакета, переставшего удовлетворять вашим требованиям, - просто мучение.

4. Удобство пользовательского интерфейса. Этот критерий хотя и является субъективным, но очень важен. Поэтому рекомендуется сначала познакомиться с демонстрационной версией продукта, чтобы понять, насколько программа удобна именно для вас и легко ли будет ее освоить.

Следует обратить внимание на скорость ввода информации по первичным документам, вид экранных форм для этого ввода (насколько он приближен к первичным бланкам кассовых ордеров, платежных поручений, счетов и т.д.), возможность оперативного доступа к справочникам, корректировки и пополнения их содержимого и т.д.

5. Гибкость программы. Уже имеются бухгалтерские комплексы, адаптированные практически к любым, даже самым непредвиденным капризам нашего законодательства. Купив такое «гибкое» ПО, можно его использовать в течение нескольких лет, даже после исчезновения разработчика с рынка.

6. Наличие гарантийных обязательств и комплекс услуг, предоставляемых фирмой-разработчиком и ее дилерами. Программ без ошибок просто не бывает, а потому важно не столько их отсутствие, сколько скорость исправления (кстати, стоит поинтересоваться о ней у клиентов выбранной вами фирмы). Если разработчики отказываются от внедрения системы или обучения работе с ней, мотивируя это тем, что и так все ясно, то трудностей на первом этапе внедрения пакета вам не миновать. Стоит проверить и скорость реакции создателей продукта на ваши вопросы по горячей линии (если она имеется).

7. Самый последний критерий выбора - цена продукта. Почему последний? В первую очередь, следует руководствоваться всеми вышеперечисленными принципами, а уже потом выбирать продукт наиболее доступный по цене среди равных по возможностям.

11.1.1 Банковские информационные системы

Сегодня трудно представить себе российский коммерческий банк без современной комплексной системы автоматизации его деятельности, которая в значительной степени влияет на технологию решения банковских задач. Такая система содержит базу данных, интегрирующую информацию о всех видах деятельности коммерческого банка, обеспечивает оперативную обработку данных в режиме реального времени, поддерживает технологии, которые применяются банком в настоящем, и те, которые позволят ему развиваться в будущем.

Эти системы поддерживают все актуальные в настоящее время направления деятельности коммерческих банков:

Направления автоматизации коммерческого банка представлены на рис. 2.8.

11.2Справочно-правовые информационные системы

Практически все развитые' страны в настоящее время имеют справочные правовые системы. В США, например, - это системы LEXIS и WESTLAW, в Великобритании - INFOLEX и POLIS, в Германии - JURIS, во Франции - IRETIV.

11.2.1 Рассмотрим наиболее известные системы, существующие в нашей стране.

11.2.2 Система "Консультант Плюс"

Справочно-правовая система "Консультант Плюс" - универсальная система по законодательству России, функционирующая с 1992 года. Основой информационного банка системы "Консультант Плюс" являются нормативные акты Российской Федерации, составляющие систему законодательства.

Справочная информационная система "Консультант Плюс" предоставляет юристам информацию, находящуюся в следующих подсистемах:

  1. Консультант Плюс: ВерсияПроф - подсистема включает все нормативные документы РФ, документы более 100 федеральных министерств и ведомств.
  2. Консультант Плюс: Эксперт - подсистема включает углубленные сведения по правовым вопросам.
  3. Консультант Плюс: Российское законодательство - подсистема содержит все нормативные документы РФ, регулирующие гражданско-правовые отношения предприятий и граждан.
  4. Консультант Плюс: Региональный выпуск - подсистема содержит документы органов власти и управления более 50 субъектов РФ. Среди них законы, распоряжения глав регионов, постановления городской и местной администрации о собственности и приватизации, о предприятиях и предпринимательской деятельности, о введении местных налогов, об инвестициях и многое другое.
  5. Консультант Плюс: Арбитраж - подсистема содержит сведения о том, как рассматривались в суде те или иные категории дел, практически все значимые документы, содержащие официальную точку зрения высших судебных органов, - письма и постановления Высшего Арбитражного Суда, Верховного Суда, а также судебные решения.
  6. Консультант Плюс: Россия-СНГ - подсистема включает документы, регулирующие отношения России с ближним зарубежьем: международные акты, касающиеся создания и функционирования СНГ, соглашения об органах сотрудничества, документы по межпарламентскому, политическому и экономическому сотрудничеству, по военным вопросам, по вопросам транспорта, таможенным и налоговым вопросам и т.д.
  7. Деловые бумаги - подсистема содержит типовые формы, бланки, необходимые в повседневной деятельности предприятия.

11.2.3 Система "Гарант"

Справочная система «Гарант» создана в 1990 году. Она позволяет решать проблемы информационно-правового обеспечения как государственных структур, так и предприятий любого профиля.

Система «Гарант» предоставляет нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации. Каждый пользователь системы Гарант имеет доступ к следующим информационным ресурсам:

  1. Законодательство России - универсальная база данных, содержит документы по вопросам гражданского, налогового, банковского, страхового, предпринимательского, трудового права и права социального обеспечения.
  2. Таможенное законодательство - специализированная база данных содержит нормативные акты Государственного таможенного комитета (ГТК).
  3. Банковское законодательство - специализированная база данных содержит нормативные акты Центрального банка РФ по вопросам банковской деятельности.
  4. Землепользование. Недропользование. Природоохрана - специализированная база данных содержит документы по вопросам купли-продажи земли, экологии и т.д.
  5. Жилищное законодательство - специализированная база данных содержит документы по вопросам приобретения и регистрации прав на недвижимость, оценке нежилых помещений, приватизации и т.д.
  6. Международное право - специализированная база данных содержит документы стран Содружества Независимых Государств.
  7. Уголовное и административное право - специализированная база данных содержит документы по вопросам, предусматривающим уголовную и административную ответственность, по порядку применения мер ответственности к нарушителям законодательства.
  8. Налогообложение, бухгалтерский учет - база данных содержит нормативные акты и ответы экспертов Государственной налоговой службы, Минфина РФ, аудиторских фирм на вопросы из бухгалтерской практики.
  9. Формы правовых документов - база содержит новые бланки деловых бумаг.
  10. Региональные базы данных - содержат нормативные акты, утвержденные местными органами власти и управления и полностью отражающие правовую специфику региона.

Ежедневно новые документы из системы доставляются на компьютеры клиентов по телекоммуникационным сетям. Реализован доступ к базам системы «Гарант» в Интернете.

11.2.4 Информационная система «Договор»

Информационная система «Договор» осуществляет сбор, обработку и использование социально-правовой и иной информации в области экономики в целях решения конкретных хозяйственно-правовых и гражданско-правовых задач.

Характерными особенностями этой системы являются:

Система «Договор» оснащена гибкими в настройке структурами:

справочниками, схемами, таблицами и т.д. В этом смысле она может использоваться практически на любом предприятии, в любой фирме, организации.

11.3 Системы распознавания и перевода текста

11.3.1 Системы оптического распознавания текста

Помимо непосредственного ввода текста документа с клавиатуры для ввода исходного документа могут использоваться сканеры. Однако отсканированное изображение представляет собой графический образ, с которым система не может работать. Для того чтобы перевести полученный образ в текстовую информацию, используются системы оптического распознавания (OCR).

Наличие таких систем открывает широчайшие возможности по вводу информации в компьютер. Сейчас OCR используется как инструмент, с помощью которого можно ввести в компьютер большинство документов, включая факсы. Качество распознавания - достаточно высокое, скорость распознавания - вполне приемлемая, особенно на компьютерах с Pentium-процессором. Фирмы бьются уже над решением специфических задач:

распознавание визитных карточек, различных финансовых документов. На повестке дня уже стоит вопрос о распознавании рукописных документов.

На российском рынке OCR представлены двумя продуктами: CuneiForm и FineReader. Эти продукты имеют ряд оригинальных решений и свой круг пользователей. Выбор между ними определяется прежде всего традицией.

Мы рассмотрим систему оптического распознавания CuneiForm 96. Однако это не означает, что пальма первенства безоговорочно принадлежит этому продукту.

Возможности, которые предоставляет пользователю система распознавания текстов CuneiForm:

В версии OCR CuneiForm 96 впервые применены алгоритмы адаптивного распознавания или самообучающие алгоритмы. Система способна самостоятельно обучаться распознавать плохо пропечатанные символы с помощью шрифта, созданного на основе символов, которые пропечатаны достаточно хорошо.

OCR CuneiForm 96 способна, наряду с текстом и иллюстрациями (черно-белыми, «серыми» и цветными), вводить и таблицы, которые в документопотоке организации имеют долю до 50%. Полная копия таблицы экспортируется в MS Excel, MS Word и другие приложения.

CuneiForm предоставляет средства по записи файлов. Существует возможность сканировать серию страниц, и программа автоматически будет осуществлять запись, присваивая изображениям последовательные имена (Раде1, Раде2 и т.д.). Таким образом, можно сканировать пачку документов, избегая перепутанных страниц.

CuneiForm работает под MS Windows 3.1 и выше.

Для иллюстрации возможностей, предоставляемых CuneiForm, обратимся к следующему примеру: в офис ежедневно поступает около 100 документов. При использовании сетевого сканера Hewlett-Packard 4Si (скорость сканирования порядка 15 листов в минуту) ввод документов можно осуществить за 10-15 минут, а автоматический процесс распознавания логично отложить на ночное время. В результате секретарю останется лишь просмотреть утром результаты на экране.

11.3.2 Системы электронного перевода

Системы электронного перевода - это инструмент, предоставляющий широкие возможности по переводу текста. Воспользовавшись им, можно перевести документ, отредактировать его (в меру своих возможностей), а затем попросить квалифицированного переводчика проверить конечный документ.

Однако следует помнить, что при использовании системы электронного перевода не стоит отсылать зарубежному партнеру или класть на стол начальнику документ, «подготовленный» системой, но не отредактированный специалистом, ибо можно попасть в неловкое положение.

Наибольшее распространение среди систем электронного перевода получили Stylus и Socrat.

Рассмотрим систему Stylus для Windows 95 версии 3.0. Stylus является системой электронного перевода, обеспечивающей перевод с ряда европейских языков на русский и обратно. В настоящее время в зависимости от комплектации система позволяет работать с текстами на английском, немецком, французском языках.

Stylus представляет собой интегрированную среду, где возможно:

Пользователю предоставляются широкие возможности по настройке на перевод конкретного текста. С этой целью можно подключать специализированные предметные словари, а также создавать собственные пользовательские словари. В состав словарей могут входить не только слова, но и словосочетания, что позволяет повысить качество перевода.

Для ввода исходных текстов в Stylus предоставляется широкий диапазон средств:

Stylus - это яркий пример офисного приложения. Существует возможность встроить средства перевода непосредственно в MS Word 7.0 и MS Excel 7.0. В эти приложения Microsoft Office встраиваются специальное меню и панель инструментов для перевода документов, в результате чего пользователь получает полный контроль над процессом перевода (включая возможность подключения и редактирования словарей). Кроме того, Stylus помещает на панель задач пиктограмму Stylus Launcher, с помощью которой в любой момент можно перевести текст, находящийся в буфере обмена.

11.3.3 Электронные словари

Система перевода текстов немыслима без электронных словарей. С помощью словарей достигается настройка системы на перевод текстов конкретной тематики. В Stylus предусмотрены словари трех типов: генеральные, специализированные и пользовательские. Словари содержат переводы слов и словосочетаний, а также грамматическую информацию для получения связного перевода текстов. Именно таким построением достигается высокое качество перевода текстов Stylus.

При работе в Stylus существует возможность:

Генеральные словари входят в комплект поставки Stylus, причем каждое направление перевода имеет собственный генеральный словарь. Количество генеральных словарей в вашей системе определяется тем, сколько направлений перевода она поддерживает.

Генеральные словари содержат общеупотребительные слова и словосочетания (порядка 110000 слов и словосочетаний) и всегда используется при переводе.

Словари этого типа закрыты для пользователя, то есть пользователь не сможет просмотреть, дополнить и отредактировать содержимое генерального словаря. Однако можно воспользоваться словарной статьей генерального словаря в качестве исходной для собственного пользовательского словаря.

Специализированные словари предназначены для перевода текстов по конкретной тематике. В настоящее время разработаны англо-русские и русско-английские специализированные словари:

В комплект минимальной поставки Stylus входит мини-словарь по вычислительной технике и программированию.

Специализированные словари позволяют использовать дополнительно 10000-40000 словарных единиц, что существенно расширяет словарный запас системы в конкретной области. Помимо расширения словарного запаса специализированные словари содержат обширную информацию о структуре предложений, характерную для конкретной тематики. Все вместе это повышает качество перевода текстов.

Stylus позволяет просматривать содержимое специализированных словарей. Также можно использовать словарные статьи этих словарей для построения собственных пользовательских словарей. Однако специализированные словари не могут быть дополнены или изменены.

При работе в конкретной области пользователь может создавать собственные пользовательские словари, наиболее точно настроенные на конкретную тематику.

Пользовательские словари можно пополнять и редактировать, что предоставляет широкие возможности по настройке словаря в соответствии с собственными требованиями.

При работе с пользовательским словарем Stylus предоставляет возможность:

Рейтинг@Mail.ru